Een gemeente is bureaucratisch en log, het gemeentehuis is groots en statig. Je verdwaalt gegarandeerd in een zoektocht naar de juiste afdeling en op een afgehandelde aanvraag moet je ellenlang wachten. Mijn vooroordelen over gemeenten zijn gebaseerd op geringe ervaring en worden dan ook compleet van tafel geveegd als ik de gemeente Molenwaard in Zuid-Holland bezoek. Deze gemeente heeft namelijk geen gemeentehuis en mijn interviewaanvraag wordt razendsnel opgepakt.
Dit artikel verscheen eerder op nieuworganiseren.nu.
Terwijl ik in een achtpersoons buurtbus naar Bleskensgraaf wordt gereden, probeer ik me in te beelden hoe een gemeente in hemelsnaam te werk gaat zonder een gemeentehuis. Waar kom ik straks terecht? Wat tref ik aan?
In 2013 werden de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland samengevoegd tot één gemeente, dé perfecte aanleiding voor een reorganisatie van grootse omvang. “Het vormen van een nieuwe gemeente heeft ons heel erg geholpen om ook een nieuwe wijze van werken te introduceren”, vertelt burgemeester Dirk van den Borg.
“Bij elke nieuwe gemeente ontstaat ook de discussie over de plaats van het nieuwe gemeentehuis”, gaat hij verder. “Maar wij vonden het maatschappelijk onverantwoord om überhaupt te investeren in de bouw van een nieuw gemeentehuis tijdens de financiële crisis. Dat zou 16 tot 18 miljoen euro gaan kosten.”
Aan de keukentafel
Maar hoe ga je dat dan organiseren? Een fusie van drie gemeenten betekent ook een veel groter gebied. Tegelijkertijd wilde de nieuwe gemeente juist dichter bij haar inwoners komen te staan. “Het ontbreken van een gemeentehuis is een middel om ons op straat te krijgen”, vertelt Van den Borg. Zo vergadert het college van burgemeester en wethouders iedere dinsdagochtend bij een ondernemer op kantoor of bij een bewoner aan de keukentafel. “Zo bouw je nieuwe contacten op en weet je wat er op die locatie speelt. Onze wandelgangen liggen op straat.”
In plaats van een gemeentehuis kunnen de medewerkers gebruikmaken van een aantal flexwerkplekken verdeeld over de gemeente, maar dat is niet verplicht. En dat is maar goed ook, want bijna alles wordt bij de inwoners thuis geregeld. Paspoorten en rijbewijzen worden aan huis of op het werkadres bezorgd. Zelfs de aangifte van een geboorte vindt, indien mogelijk, plaats aan de keukentafel van de kersverse ouders. Voor ceremoniële gebeurtenissen huurt de gemeente een geschikte ruimte. “Er zijn vele mooie gebouwen in onze gemeente, zoals in Nieuwpoort of Kinderdijk. Minister Blok ontvingen we in het restaurant De Burgemeester in Bleskensgraaf. Ook het oude stadhuis(je) en Het Arsenaal in Nieuwpoort lenen zich goed voor gezelschappen. We huren gewoon ergens geschikte ruimte.”
Voor de oudere bewoners van gemeente Molenwaard is het wel even wennen dat ze niet meer zomaar kunnen binnenlopen. “Het telefoonkanaal wordt meer gebruikt dan we verwacht hadden”, vertelt communicatiemedewerker Ingeborg Voogt. “Maar mensen kunnen service op maat krijgen als dat nodig is. Dan gaan we bij hen langs om te kijken welke ondersteuning we kunnen bieden.”
Werken met afhandelingstijd
Voor de rest gaat alles zoveel mogelijk digitaal en worden zaken snel afgehandeld. Die hoge werksnelheid zit in ‘de cultuur’ van gemeente Molenwaard. “Toen ik nog bij een andere gemeente werkte, wist ik ook wel dat wij er voor de inwoners zijn, maar de manier van werken bij Molenwaard maakt je veel bewuster”, vertelt Voogt. Van den Borg voegt daaraan toe: “Je bent geneigd om vlot te reageren. Soms mail ik iemand om tien uur ’s avonds nog terug. Daar verbazen mensen zich over. Tegelijkertijd verwen je ze daar ook mee, want ik reageer natuurlijk niet altijd direct.”
In het café, of toch liever het dorpshuis?
De medewerkers zijn tamelijk zelfstandig. “Je hoeft niet eerst naar een afdelingshoofd of teamleider voordat je aan de slag kan. Je bent zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop je dingen afhandelt”, aldus de burgemeester. De grote mate van zelfstandigheid wordt gecompenseerd met de vrijheid die je ervoor terugkrijgt. Van den Borg: “Het maakt mij niet uit of je thuis, in het café of het dorpshuis zit, als het werk maar gedaan wordt.” Voogt: “Ik hoef niet te vragen of ik thuis mag blijven als de loodgieter die middag langskomt. Mijn collega’s zien mij vanzelf wel weer verschijnen, of niet.”
De gemeente is nooit af
Molenwaard organiseert regelmatig informatieochtenden voor andere gemeenten die belangstelling hebben. “Vorige week was een gemeente uit België op bezoek en hebben we ideeën uitgewisseld met de gemeente Amsterdam.” Er is dus veel belangstelling naar de werkwijze van gemeente Molenwaard, maar volgens Voogt is de gemeente nog lang niet af. “We moeten nog grote stappen maken op het gebied van zelfsturing. Alle medewerkers realiseren zich dat we als gemeente nooit klaar of af zijn, en dat is ook wel een geruststelling.”